Офисный переезд является довольно сложным мероприятием с точки зрения организации и насыщенности. Ведь с одной стороны необходимо перевезти на значительное расстояние огромное количество ценных предметов и материалов. С другой стороны, это нужно сделать быстро, чтобы надолго не нарушать производственный процесс. Также следует избежать повреждения и потери важных грузов. Поэтому важно правильно подойти к организации данных работ и поручить их надежной специализированной компании.
Подготовка к переезду
Для того чтобы процесс переезда прошел быстро, гладко и без неожиданностей, нужно заранее к нему подготовиться и составить четкий план действий. После того как найдена новая локация и определены все вещи, которые планируются к перевозке, можно приступать к подготовительным мероприятиям. К ним относятся такие шаги:
- создание из числа сотрудников рабочей комиссии, которая должна поручить организовывать и контролировать все этапы переезда;
- разработать детальный график переезда с назначением ответственных за каждый этап;
- создать полную спецификацию перевозимых предметов;
- поиск надежной мувинговой компании с приемлемой ценовой политикой;
- разработать и согласовать план расположения рабочих мест сотрудников в новом помещении;
- при наличии схематической планирования будущего офиса разместить на нем мебель, оргтехнику, телефоны, компьютеры и другие необходимые предметы и оборудование;
- составить список оборудования и материалов, которые необходимо закупить для успешного начала функционирования офиса на новом месте;
- заблаговременно предупредить всех партнеров, клиентов и контрагентов о смене дислокации;
- вызвать компанию-перевозчика для обсуждения вашего плана переезда, уточнения всех деталей и согласования стоимости и сроков работ.
За несколько дней до самого переезда необходимо подписать все мебель и оборудование в соответствии с разработанным планом и спецификации. Если нужно их разборки, то следует сделать это, как минимум, за день. Также за пару дней следует посетить новый офис и проверить его готовность к приему сотрудников и размещения оборудования. Кстати, подробнее про переезд офиса по Киеву читайте на страницах нашего специализированного сайта.
На что обратить внимание в процессе переезда
Упаковкой и закреплением грузов, их спуском на первый этаж, погрузкой и перемещением к новому месту занимается уже компания перевозчик. Но от заказчика требуется также участие в данном процессе в виде следующих действий:
- нужно назначить ответственных со стороны компании, которые будут находиться в старом и новом офисах;
- нужно проследить, чтобы грузы перевозились в соответствии с утвержденным порядком;
- в новом помещении подготовить места под установку мебели и оборудования;
- не нужно следить за каждым шагом грузчиков, но лучше проконтролировать перевозку особо ценного оборудования;
- деньги, важные документы и прочие ценности лучше перевезти самостоятельно;
- после завершения работ следует выполнить уборку как в новом, так и старом офисе.
Как правильно выбрать мувинговую компанию
Насколько бы вы тщательно не готовились к переезду и не контролировали его ход, успешность результата зависит от выбора мувинговой компании. Хорошая мувинговая компания должна иметь в своем распоряжении всю линейку грузовой техники и автотранспорт, рассчитанный на перевозку массивных и габаритных грузов.
Компания успешно предоставляет услуги по перевозке уже не первый год. У нас работают опытные высококвалифицированные сотрудники, которые являются профессионалами своего дела. Мы обеспечим полную сохранность ваших грузов, выполним работы качественно и в сжатые сроки, а также можем предложить наиболее выгодные цены.