Как однажды сказал Питер Друкер, “Планы — это всего лишь благие намерения, если они немедленно не вырождаются в тяжелую работу”. При организации успешной вечеринки или деловой встречи для одной из самых требовательных категорий посетителей мероприятий, сотрудников корпорации, вам нужен хорошо продуманный план.
Откуда вы знаете, какие навороты поразят вашу аудиторию? Как вы управляете своей командой по проведению мероприятий? И как вы гарантируете, что при перетасовке ничего не потеряется? Ниже мы предприняли смелую попытку ответить на все эти и многие другие вопросы в одном всеобъемлющем руководстве по планированию TeamSpirits.ru корпоративных мероприятий.
Что такое корпоративное мероприятие и каковы основные причины его организации?
Будь то празднование достижений вашей маркетинговой команды, запуск нового продукта или поездка ста членов команды в поощрительную поездку в Буэнос-Айрес, все эти замечательные мероприятия можно считать корпоративными. Корпоративное мероприятие, спонсируемое компанией, может быть ориентировано либо на внутренний персонал (вечеринки в честь признания заслуг, мероприятия по сплочению команды и т.д.), либо на клиентов (торговые выставки, благотворительные мероприятия и т.д.).
Учитывая, что существует такое огромное разнообразие форматов корпоративных мероприятий, легко предсказать, что у каждого из них разные цели. Вот основные причины, по которым корпорации прилагают столько усилий к планированию и проведению корпоративных мероприятий, наряду с типами событий, которым они обычно соответствуют:
- Повышение осведомленности о бренде / продукте (выставки, конференции, презентации продуктов)
- Улучшайте культуру компании, помогайте сотрудникам сблизиться и развлекайте сотрудников (поощрительные поездки, праздничные вечеринки, мероприятия по сплочению коллектива)
- Признавайте командные / индивидуальные достижения (благодарственные мероприятия, презентации продуктов и поощрительные поездки)
- Обсудите улучшения компании или результаты проекта или мотивируйте свою команду (деловые ужины или заседания совета директоров)
Чем корпоративное мероприятие отличается от других видов мероприятий?
Планирование мероприятия для корпоративной команды отличается от планирования отдельной выставки. От ограниченного бюджета до несоответствия миссии компании, организаторы корпоративных мероприятий всегда готовы встретить любую из многочисленных проблем на своем пути.
Итак, как вы узнаете, откусили ли вы больше, чем можете прожевать? Чтобы помочь вам определить это, мы создали короткий тест, который идеально отражает уникальную природу планирования корпоративных мероприятий. Ознакомьтесь с приведенными ниже вопросами и ответьте «да» или «нет» на каждый из них:
- Можете ли вы догадаться, какие фильмы любит смотреть человек после часовой беседы с ним или с ней?
- Вы бы обсудили мероприятие со всеми заинтересованными сторонами компании перед началом планирования?
- Смогли бы вы организовать посещение мероприятия без билетов или приглашений?
- Как вы думаете, важно ли создать запоминающуюся маркетинговую кампанию для продвижения корпоративного мероприятия?
- Не могли бы вы разработать график для каждого этапа планирования, исполнения и последующих действий?
- Вы бы проводили опросы для сотрудников перед планированием корпоративного мероприятия?
- Не могли бы вы проанализировать идеи сотрудников о предстоящем мероприятии, а затем попытаться согласовать их с тем, что планируете вы?
- Как вы думаете, смогли бы вы организовать мероприятие в Испании, даже если вы не говорите по-испански и никогда раньше не были в этой стране?
- Вы когда-нибудь раньше успешно договаривались о цене с поставщиком мероприятий?
- Вы бы задокументировали бюджет мероприятия, учитывая как ожидаемые, так и фактические расходы?
Если вы ответили “да” на восемь или более вопросов, отбросьте свои сомнения и назначьте встречу с клиентом.
Являетесь ли вы самозанятым специалистом по планированию мероприятий или членом команды, вы должны знать эти три закона организации корпоративных мероприятий. Во-первых, независимо от количества приглашенных, вы всегда должны находить хороший способ управлять посещаемостью, даже если нет билетов. Во-вторых, если вы работаете наемным работником, вы должны быть готовы пожертвовать частью своего личного времени, чтобы погрузиться в корпоративную культуру. Проведите некоторое время в офисе, поговорите с людьми, спросите приглашенных на мероприятие и заинтересованных лиц об их ожиданиях и т.д. Если вы не знаете, что представляет собой компания, вы не сможете организовать успешное корпоративное мероприятие для ее сотрудников. Наконец, вы должны уметь выживать. Корпоративные мероприятия часто организуются в зарубежных городах и странах, что требует от вас сверхгибкости в плане размещения и бронирования места проведения, поиска поставщиков, изучения наиболее удобных видов транспорта и т.д.