Топ-100

Что такое проектная документация

Чувствуете себя перегруженным проектной документацией? Узнайте, почему это важно, а также наиболее важные элементы, которые необходимо включить при ее составлении. Наше практическое руководство и бесплатный шаблон будут готовы к работе.

Что такое проектная документация?

Проектная документация — это именно то, на что она похожа. По сути, оно состоит из набора основных документов, составляющих проект.Звучит довольно просто, не так ли?

На первый взгляд, проектная документация проста. Однако огромный объем бумажной работы, связанной с большинством проектов, часто пугает как руководителей проектов, так и членов команды. Объедините это с плохой организацией, и вы создали идеальный шторм. Такой проект будет сложно выполнить и практически невозможно добиться успеха.

Вот тут-то и пригодятся шаблоны.Шаблон проектной документации напоминает вам, какие ключевые документы для управления проектом необходимо собрать, упорядочивает их и облегчает совместную работу. Вот почему команды управления проектами все чаще используют шаблоны проектной документации в процессе инициирования проекта. Кстати, замовити експертизу проектної документації вы можете на страницах специализированного сайта.

Кто составляет проектную документацию?

Проектная документация лучше всего разрабатывается совместно. Сказав это, менеджеры проектов имеют последнее слово в плане подписания. В конце концов, они отвечают за систему управления проектом, процесс (и документацию процесса), конечные результаты и результаты.

Благодаря этому эффективная проектная документация обычно составляется менеджерами проектов или другими PMP (специалистами по управлению проектами) и их проектными командами. Иногда это делается в сотрудничестве с персоналом, важными заинтересованными сторонами и другими заинтересованными сторонами на соответствующих этапах проектной документации.

Что делает проектную документацию такой важной?

Важность проектной документации, включенной в инструменты управления проектами, нельзя недооценивать. Не совершайте ошибку новичка, уклоняясь от первоначального времени, необходимого для подготовки документации по инвестиционному проекту, только для того, чтобы в конечном итоге получить больше (плохо организованной) работы на вашей тарелке в будущем. Ветераны-менеджеры проектов поют дифирамбы проектной документации с крыш домов. Это потому, что есть несколько ключевых способов, с помощью которых это поможет вам и вашей команде:

  • Информирование всех: Проектная документация повышает прозрачность и гарантирует, что все ключевые сотрудники, работающие над проектом, остаются в курсе. Это особенно важно для заинтересованных сторон, которые хотят получать регулярные обновления в отношении сроков, бюджета, результатов и этапов, но это также помогает командам работать вместе более эффективно. Попробуйте наш шаблон бюджета проекта здесь.
  • Разбивка: При рассмотрении в целом, проекты невероятно сложны. Проектная документация позволяет вам и вашей команде разбить ваш проект на ключевые этапы планирования проекта, представленные ключевыми документами, и, так сказать, разжевывать их по кусочкам.
  • Оставайтесь организованными: эффективная проектная документация помогает вам отслеживать необходимые документы и просеивать то, что вам не нужно. Забудьте о потере важных документов, особенно если вы используете хорошо составленный шаблон.
  • Упрощение совместной работы: например, когда вся ваша проектная группа имеет доступ к одним и тем же ресурсам документации по программному обеспечению, легко работать сообща с точки зрения распределения задач, эффективной работы, отслеживания процесса и решения возникающих проблем.

Каковы ключевые элементы проектной документации?

Проектная документация выглядит немного по-разному в зависимости от отрасли, компании и конкретного проекта. Тем не менее, вы можете найти некоторые вариации следующих ключевых элементов в подавляющем большинстве проектной документации.

Ниже мы изложим каждый из ключевых документов, но их также можно разделить на 5 этапов: инициирование, планирование, выполнение, контроль и заключение.

Этап 1: Инициирование

Этап инициализации — это первый этап жизненного цикла проекта. Это когда данный проект официально утвержден и воплощен в жизнь.

Ключевые этапы в рамках фазы 1 включают определение руководителя проекта и членов проектной команды, решение вопросов осуществимости и обоснования, определение ключевых целей проекта и определение объема проекта. заявление. Эти темы часто уточняются и на этапе 2.

Проектное предложение

Проектное предложение, также известное как бизнес-обоснование, обычно является документом, который запускает разработку вашего проекта. Держите ваше проектное предложение коротким и приятным. Все, что вам нужно объяснить, это в чем заключается концепция вашего проекта и какую проблему она в конечном итоге решит.

Шаблоны проектных предложений обычно пишутся руководителем проекта и /или спонсором проекта.

Устав проекта

Устав проекта иногда называют якорем или планом проекта. Это первый документ, который составляется после того, как ваше проектное предложение получает официальное одобрение. Самое главное, это определяет вашу проектную команду, а также ключевые действия, необходимые для воплощения вашего проекта в жизнь. Оно также часто охватывает первоначальное распределение финансирования и авторизацию.

По сути, устав вашего проекта говорит вам, с чего вы начинаете. Ознакомьтесь с нашим шаблоном Устава проекта здесь. Кроме того, для более крупных проектов вы можете создать Техническое задание (SoW), которое является более подробным, чем устав проекта.

Планирование

Вы получили официальное одобрение для своего нового проекта … и что теперь?Что ж, вы вступили во вторую фазу жизненного цикла вашего проекта. Этап планирования! Этот этап абсолютно необходим для успешного проекта. Чем больше деталей вы соберете, тем проще будет в конечном итоге выполнить ваш проект.

Здесь все различные требования к проекту и действия, необходимые для воплощения вашего проекта в жизнь, изложены как можно более полно, сохраняя при этом краткость. Как вам такая задача?

План управления проектом

С вашим планом управления проектом вы действительно начинаете разбираться в деталях того, как ваш проект воплотится в жизнь. План управления проектом может быть сколь угодно коротким или длинным, но, скорее всего, это будет один из ваших самых длинных документов.

По сути, вы спрашиваете себя и свою команду: “Какие шаги нам нужно предпринять, чтобы успешно завершить этот проект, от начала до конца?”

Есть также несколько документов, которые иногда включаются в планы проекта, но могут существовать и сами по себе. К ним относятся такие документы, как структура разбивки работ (WBS), планы управления персоналом и планы обеспечения качества.

В целом, вы обычно можете рассчитывать на планы управления проектом для решения таких вопросов, как результаты, сроки, бюджет, качество и контроль версий, заинтересованные стороны и персонал, коммуникационная политика и управление рисками.

График проекта

Этот документ не требует пояснений, но в нем изложен первоначальный график результатов, этапов и этапов вашего проекта. Ваш график, вероятно, будет меняться на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта, но думайте об этом графике как о отправной точке.

Совет профессионала: убедитесь, что график, который вы устанавливаете, реалистичен. Не устанавливайте сроки, в которые, как вы знаете, ваша команда не сможет уложиться!

Финансовый план

Это еще один документ, не требующий пояснений, но по сути он состоит из предполагаемого бюджета вашего проекта. Оно часто охватывает такие темы, как приобретение и распределение средств, контракты, финансовые процессы и даже прогнозируемый возврат инвестиций (ROI).

Поскольку этот документ находится на стадии планирования, обычно это первоначальный или прогнозируемый бюджет. Иногда на этапе исполнения или контроля находится еще один финансовый документ в виде бюджетного трекера.

Этап 3: Выполнение

Иногда называемая фазой реализации, фаза 3 — это когда все ваши планы, наконец, воплощаются в жизнь. Ваша команда перейдет от режима подготовки к фактическому осуществлению конкретных действий.

Этап выполнения часто является самым длительным этапом, поскольку он связан с самыми высокими целями. Ваш готовый продукт, каким бы он ни был, будет сформирован на протяжении всего этого этапа. Как интересно!

Журнал рисков и проблем

Журнал учета рисков и проблем является ключевым инструментом управления рисками. Оно состоит из журнала, который помогает вам отслеживать возникающие проблемы проекта, а также потенциальные будущие риски на горизонте. Обычно включается следующая информация:

  • Идентификационный номер
  • Тип события (например, риск или проблема)
  • Дата события
  • Описание
  • Требуется действие
  • Владелец
  • Статус
  • Приоритет (необязательно)

Некоторые реестры рисков создаются с помощью Excel, в то время как другие представляют собой простые списки.

Журналы RAID также иногда используются вместо журналов рисков и проблем. RAID означает: Риски, допущения, проблемы и зависимости.

Отчет о состоянии проекта

В зависимости от вашего плана общения вам необходимо будет регулярно предоставлять отчеты о состоянии различным людям, работающим над вашим проектом. Они могут состоять из обновлений заинтересованных сторон, еженедельных обзоров или обновлений отдела.

Независимо от цели, этот раздел состоит из коллекции документов, которые сообщают о ходе выполнения вашего проекта. Это особенно важно, поскольку позволяет всем участникам оставаться на одной странице на протяжении всего жизненного цикла проекта. Отчеты о состоянии проекта можно даже использовать для распределения задач и следующих шагов.

План взаимодействия по проекту

Подобно отчетам о состоянии проекта, ваш план взаимодействия по проекту устанавливает правила относительно того, как вы и ваша проектная группа будете общаться во время совместной работы. Эффективная коммуникация жизненно важна для управления проектами.

Этот раздел отличается от отчетов о состоянии проекта, потому что вместо того, чтобы сообщать о ходе выполнения проекта, ваш план коммуникации точно описывает, как будет происходить коммуникация. Это включает в себя конкретные методы коммуникации, частоту общения и контактную информацию.

Этот раздел часто посвящен общению с заинтересованными сторонами, но он важен и для вашей проектной команды. Если ваш проект имеет установленный рабочий процесс, например, на Slite, это должно быть указано здесь.

Этап 4: Контроль

Этап контроля иногда считается частью этапа выполнения, но они также могут быть разделены.

Ключевое различие между ними заключается в том, что фаза выполнения больше фокусируется на приведении процессов проекта в действие, тогда как фаза контроля фокусируется на наблюдении за этими процессами и внесении изменений по мере их появления.

Естественно, что обе фазы выигрывают от хорошей документации.

Запросы на изменение и управление

Это самый важный раздел на этапе контроля любого проекта, который часто принимает форму журнала. Всякий раз, когда необходимо внести изменения в первоначальный план проекта, их следует запросить и зарегистрировать в разделе управление изменениями.

Обычно предоставляется следующая информация:

  • Идентификационный номер
  • Предлагаемые изменения
  • Причина предлагаемого изменения
  • График
  • Владелец

Этап 5: Заключение

Наконец-то! Мы достигли заключительной фазы жизненного цикла вашего проекта, и мы уверены, что результатом будет ошеломляющий успех.

На этом этапе основное внимание уделяется закрытию вашего текущего проекта, но также рассматриваются будущие проекты. Самое главное, вы представляете все результаты и готовый продукт. Тем не менее, это также отличная возможность провести заключительные встречи с вашей проектной командой и заинтересованными сторонами, а также поразмышлять о том, что прошло хорошо во время проекта и что можно улучшить в будущем.

Эффективная рефлексия еще больше упростит вашу проектную документацию и процессы управления и приведет к росту успеха в ваших будущих начинаниях.

Документ обзора проекта

Также известный как документ о закрытии проекта, документ о проверке проекта официально завершает ваш проект. Ура!Как и проектное предложение, этот документ нуждается в рассмотрении и одобрении руководителем проекта, спонсором и соответствующими заинтересованными сторонами.

В этом типе технической документации обычно кратко излагается, чего достиг и / или добился проект, какие-либо заметные крупные победы или трудности, а также послепроектные проблемы или задачи, которые необходимо решить.

Есть ли что-нибудь еще, что я должен включить?

Как упоминалось ранее, вся проектная документация выглядит немного по-разному в зависимости от отрасли, компании и контекста проекта.

Вышеупомянутые элементы составляют общие основы проектной документации, но наш список не является исчерпывающим. Существует множество других видов документов, которые вы можете интегрировать в зависимости от ваших потребностей, таких как:

  • План управления человеческими ресурсами: Этот документ иногда включается как часть плана управления проектом. В плане управления персоналом изложены руководящие принципы, связанные с персоналом, контрактами, обучением и другими кадровыми вопросами.
  • План обеспечения качества: Также часто включаемый в состав плана управления проектом, план обеспечения качества или контроля качества описывает протоколы и процессы, которые будут внедрены для обеспечения качества готового продукта.
  • План тестирования: Документ с основным планом тестирования обычно является частью контрольной фазы проекта и определяет протоколы и процессы тестирования вашего продукта. По сути, это план всех испытаний продукта, которые будут проводиться на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта и которые особенно важны в индустрии программного обеспечения и ИТ.
  • Реестр извлеченных уроков: реестр извлеченных уроков части заключительной фазы проекта. Оно служит дополнительным документом о закрытии проекта, который побуждает руководителей проектов и их команды задуматься об успехах и недостатках их завершенного проекта. Цель этого документа — стремиться к улучшению управления проектами в будущем!
Яндекс.Метрика