Мы все привыкли к непринужденному общению в офисе, будь то выкрикивание ответов на вопросы наших коллег через всю комнату или сидение на собраниях, когда необходимо поделиться более деликатной информацией. Последние два года изменили способ ведения бизнеса всеми компаниями. Теперь нам приходится полагаться на технологии в работе намного больше, чем раньше.
Ситуация не мрачная, хотя для всех нас это был сложный процесс. Нам пришлось перестать видеть людей лично и привыкнуть видеть их через экраны наших ноутбуков. С такими программами, как Skype, Google Meets и Zoom, почти кажется, что мы все в одной комнате, хотя и с кнопкой отключения звука под рукой.
Тем не менее, навигация по удаленной работе в целом была сложной задачей и теперь требует от нас поиска способов улучшения коммуникации для укрепления связей, которые мы устанавливаем ежедневно.
Итак, сегодня давайте посмотрим, что компании могут сделать, чтобы улучшить условия удаленной работы для всех своих сотрудников. Что еще более важно, вот как они могут обеспечить, чтобы бизнес продолжал процветать до тех пор, пока длятся эти беспрецедентные времена.
Как обеспечить хорошее общение при удаленной работе
Создайте всеобъемлющую структуру
Поскольку переход на удаленную работу был неожиданным для большинства из нас, у некоторых компаний не было времени на разработку планов. Тем не менее, все еще есть шанс улучшить условия для ваших сотрудников и обеспечить, чтобы все были на одной странице, даже работая из дома.
Изложение всего в письменной форме — это правильный способ начать здесь. Компания должна предоставить руководство или страницу политики, в которой изложено, чего она ожидает от своих удаленных сотрудников. Необходимо установить определенные параметры, чтобы избежать прогулов, некачественной работы и значительного снижения мотивации.
Какой бы тип письма вы ни выбрали, обязательно учитывайте культуру вашей компании и людей, которые ее составляют. Установите четкие правила в отношении графиков и общения, чтобы предотвратить ошибки заранее.
Прежде всего, сохраните конфиденциальность вашей компании, соблюдая меры предосторожности, которые защитят как бизнес, так и персонал. Это может включать, но не ограничивается использованием печатных чехлов для веб-камер, специальных антивирусных программ и аналогичных вспомогательных средств, которые должны сохранять каждую часть секретной информации настолько конфиденциальной, насколько это необходимо.
Наконец, рассмотрите свои ожидания и любые сроки, которые вы хотите выполнить. Когда люди работают из дома, отвлекающие факторы являются обычным явлением, поэтому ключом к реализации ваших планов является отсутствие каких-либо недоразумений.
Лучше всего установить все планы до начала переключения. Однако, если это невозможно, вы также можете привлечь своих надежных сотрудников и руководство, чтобы взять на себя основную часть работы и убедиться, что недопонимание редко оказывает какое-либо влияние на бизнес.
По возможности поощряйте устное общение
Электронные письма невероятно полезны в наше время, но их легко неправильно понять, особенно если они спешат. Не видя перед собой чье-либо лицо и не улавливая социальные подсказки, мы можем легко неправильно оценить и неправильно истолковать информацию, лежащую перед нами.
К счастью, технологии здесь на нашей стороне. Есть много способов стимулировать вербальное общение с помощью таких программ, как Zoom. Встречи могут проводиться лицом к лицу (по крайней мере, через экран), поэтому социальные сигналы можно заметить и правильно отреагировать.
Тем не менее, если ваши сотрудники работают из дома, рассмотрите их бытовую ситуацию и поработайте над своим графиком. Видеозвонки должны быть тщательно спланированы, чтобы обеспечить отсутствие прерываний или фонового шума.
Аналогично, звонки должны происходить в определенное время без каких-либо внезапных изменений, независимо от того, как часто они вам нужны. Таким образом, вы дадите своим сотрудникам достаточно времени, чтобы подготовиться к ним должным образом. Более того, установленный график позволит им держать свои семьи в страхе, чтобы обеспечить максимальную концентрацию.
Естественно, если у некоторых сотрудников нет подходящего оборудования для общения с помощью своих ноутбуков и компьютеров, вы, как работодатель, должны предоставить им необходимые инструменты.
Изготовленные на заказ наушники и вкладыши обладают различными свойствами, которые делают работу из дома практически без усилий, например, шумоподавлением и подключением по Bluetooth. Это может повысить концентрацию внимания, блокируя фоновый шум, и даже улучшить настроение, если вашим сотрудникам нравится слушать музыку во время выполнения своих повседневных задач. Более того, они могут служить сигналом для других членов семьи, чтобы напомнить им не беспокоить сотрудника!
Познакомьте всех с приложениями или программами для обмена мгновенными сообщениями
Хотя общение лицом к лицу важно для того, чтобы помочь вашим сотрудникам наладить контакт, не каждая ситуация требует этого. Для быстрых вопросов или простых приветствий приложения и программы для обмена мгновенными сообщениями являются идеальным решением.
С помощью мгновенных сообщений вы позволите своим сотрудникам поддерживать существующую связь между коллегами. Они часто болтали на офисной кухне или ходили вместе обедать, когда все было нормально. Теперь мгновенные сообщения — это единственная более непринужденная форма общения, на которую они могут положиться для поддержания связи.
По сути, ваши сотрудники не должны быть такими чопорными и правильными при обмене сообщениями друг с другом. Они могут наслаждаться смайликами, GIF-файлами и всем остальным, что делает текстовые сообщения такими интересными сегодня. В результате они могут выпустить пар в течение дня, что впоследствии может повысить производительность!
Обеспечьте процветание вашего бизнеса с помощью инструментов совместной работы и отчетов о деятельности
В некоторых компаниях важно отслеживать, что сотрудники делают ежедневно. В этом случае ежедневные онлайн-отчеты о деятельности должны дать вам некоторое спокойствие и гарантировать, что у вас есть вся необходимая информация, куда бы вы ни отправились.
Хотя устное общение помогает избежать многих недоразумений, иногда необходимо изложить некоторые вещи в письменном виде. Итак, еще один отличный способ убедиться, что ваш бизнес продолжает процветать при удаленной работе, — это полагаться на инструменты совместной работы.
Инструменты управления, такие как Asana и Trello, упрощают удаленную совместную работу для всех. Помимо прочего, они экономят время и ресурсы, а также улучшают общее общение, производительность и даже моральный дух команды.
Единственное, что нужно иметь в виду, это то, что выбранная вами программа должна работать в облаке. Вам нужны эти обновления и синхронизация в режиме реального времени, чтобы обеспечить бесперебойную работу в эти трудные времена.
Не забудьте спросить своих сотрудников об их мнении
Может быть трудно чувствовать себя ценным и как будто вы принадлежите к настоящей команде без регулярного общения лицом к лицу. Таким образом, при удаленной работе мы должны уделять особое внимание тому, чтобы спрашивать сотрудников об их мнении, чтобы выразить нашу признательность.
Обращение к вашим сотрудникам за их мнением и идеями даст им понять, что вы заинтересованы в их мыслительном процессе и хотите увидеть, что они могут внести. Они могут быть в чем-то, о чем вы, возможно, даже не думали, но могут помочь вашему бизнесу процветать еще больше.
В то же время они чувствуют себя лучше, когда знают, что кто-то их слушает и хочет услышать, что они думают. Такое внимание не остается незамеченным в сегодняшних условиях. На самом деле, это может помочь им чувствовать себя менее одинокими, работая из дома, и, следовательно, более мотивированными продолжать прилагать усилия к своей работе.
Покажите своим сотрудникам, что вы им доверяете
Хотя ситуация кажется сложной, ни на секунду не думайте, что микроуправление вашими сотрудниками — это правильный вызов. Вы должны быть уверены, что они хорошо адаптируются к работе из дома, так как в противном случае вы рискуете заставить их чувствовать себя недооцененными и недостойными.
Не позволяя вашим сотрудникам принимать собственные решения и придираться к каждой задаче, вы также можете легко снизить их производительность. В этом случае ваша структура может устареть, и вы можете столкнуться с неудовлетворенными, обиженными сотрудниками.
Не забудьте также повеселиться!
Наконец, имейте в виду, что культура вашего офиса также включает в себя различные мероприятия, связанные с работой, где у ваших сотрудников есть возможность пообщаться и расслабиться. То, что все работают из дома, не означает, что вы должны отказаться от этих дел!
Прелесть Zoom, Skype и подобных программ в том, что они хорошо работают как для работы, так и для цифровых мероприятий. Все, что вам нужно сделать, это дать волю своему творчеству! Проведение викторин, викторин, виртуальных коктейльных часов и подобных мероприятий поможет вашим сотрудникам расслабиться и повеселиться, даже когда они не в офисе. Убедитесь, что эти мероприятия — это их шанс укрепить свои связи с компанией и коллегами — и наблюдайте, как работа из дома становится все менее неприятной неделю за неделей!