Сотрудники, у которых есть вопросы о своей заработной плате, информации о льготах или учете рабочего времени, могут перейти на портал сотрудников компании, чтобы самостоятельно решить проблему. Это помогает снять административную нагрузку с отдела кадров и повышает удовлетворенность сотрудников.
Что такое ESS?
Самообслуживание сотрудников (ESS) — это система или портал, в который сотрудники могут входить под своим уникальным именем пользователя и паролем для управления своей личной информацией и данными о заработной плате. Обычно сюда входят личные данные, такие как имя и адрес, и финансовая информация, такая как платежные квитанции и налоговые удержания. Некоторые системы ESS также предлагают доступ к предоставляемым компанией льготам и оздоровительным программам.
Системы ESS могут упростить и автоматизировать многие повседневные задачи, связанные с персоналом, освобождая время для специалистов по персоналу, чтобы сосредоточиться на более сложной работе. Они также могут расширить возможности сотрудников, позволяя им лучше контролировать свои данные. В зависимости от программного обеспечения, хорошо спроектированный портал ESS может даже включать функциональность, которая помогает сотрудникам экономить деньги и время на повседневных расходах, например, за счет хранения фотографий их социальных карточек или получения предупреждений о низком остатке средств на их банковском счете.
Чтобы получить максимальную отдачу от вашего решения ESS, важно с осторожностью внедрять его. Будьте терпеливы с сотрудниками, у которых могут возникнуть проблемы с адаптацией к новой технологии, и заверьте их, что их рабочие процессы станут намного проще, как только они научатся ею пользоваться. Подумайте о проведении серии обучающих занятий для сотрудников или предложите отделу КАДРОВ рабочее время для ответов на любые вопросы. Вы также можете использовать стимулы для поощрения использования, такие как розыгрыш недорогих телевизоров или подарочных карт сотрудникам, которые обновляют свою информацию и демонстрируют активное использование ESS.
Как работает ESS?
Расчет заработной платы с самообслуживанием сотрудников — это функция, которую предлагают многие информационные системы управления персоналом (HRI). Это позволяет сотрудникам выполнять различные необходимые, но отнимающие много времени административные действия, которые в противном случае им пришлось бы делегировать специалистам по персоналу или менеджерам.
В дополнение к безопасному и удобному способу доступа сотрудников к личным данным и важным документам, порталы ESS часто предоставляют функции, упрощающие рабочие процессы для отделов кадров и расчета заработной платы. Например, разрешение сотрудникам запрашивать заработную плату по требованию сокращает объем бумажной работы, которую должен обрабатывать отдел кадров, и уменьшает количество ошибок при подаче документов.
Эффективная система ESS помогает компаниям соблюдать государственные нормативы и лучшие практики. Кроме того, некоторые системы самообслуживания сотрудников включают автоматизированную отчетность о соответствии, гарантирующую, что записи сотрудников соответствуют всем требованиям.
Внедрение новой технологии ESS требует тщательного рассмотрения того, как сотрудники будут ее использовать. Идеальное решение — предоставить удобный интерфейс, объединяющий основные функции в одном месте и легко доступный с помощью единого входа в систему. Сотрудники, которые сочтут систему полезной, с большей вероятностью воспользуются ею. Для максимального внедрения рассмотрите возможность инвестирования во внутренний маркетинг, который подчеркивает преимущества ESS по сравнению с ручными или бумажными процессами.
В чем преимущества ESS?
Помимо помощи в оптимизации кадровых операций, ESS может предоставить дополнительные преимущества сотрудникам. Например, некоторые системы ESS позволяют сотрудникам запрашивать заработную плату по требованию, если цикл выплаты зарплаты не совпадает с другими финансовыми обязательствами, такими как аренда или расходы на питание. Эта функция избавляет отдел кадров от необходимости обрабатывать запрос на возмещение расходов и экономит время.
Кроме того, многие программы ESS могут помочь оптимизировать процессы проверки эффективности. Например, сотрудники могут использовать свой портал ESS для доступа к личной информации и обновления ее, подачи заявления на ежегодный отпуск или запроса других видов отгулов, которые также могут быть использованы руководителями и отделом кадров для отслеживания прогресса и предложения обратной связи.
Многие современные программные системы ESS имеют интерфейсы, отражающие то, как сотрудники, скорее всего, взаимодействуют с приложениями в своей собственной жизни, что может повысить популярность среди пользователей. Кроме того, это может существенно повлиять на то, как часто сотрудники используют систему ESS своей компании, которая может определять уровень рентабельности инвестиций, который может ожидать компания.
Хотя ESS может уменьшить потребность отдела кадров в обработке определенных документов, это также может привести к ошибкам в кадровых записях из-за возросшей зависимости от автоматизированных процессов. В результате при выборе нового программного обеспечения ESS решающее значение имеет оценка уровня квалификации ваших сотрудников. Кроме того, сотрудники, у которых возникли проблемы с использованием программы самообслуживания, могут разочароваться и вернуться к старым системам ручного управления для выполнения своей работы.
Как мне настроить ESS?
Независимо от того, являются ли ваши сотрудники нянями или офисными работниками, они должны иметь доступ к важной информации, касающейся их работы. Портал самообслуживания сотрудников позволяет им делать именно это – и многое другое. Это центр для удовлетворения всех их потребностей, связанных с персоналом и расчетом заработной платы, от составления расписания до отправки расходных квитанций. Лучшее программное обеспечение ESS разработано с функциями, ориентированными на сотрудников, которые позволяют все организовать и легко найти.
Сотрудникам также проще отслеживать свое рабочее время и посещаемость, особенно когда система интегрирована с их программным обеспечением для расчета заработной платы. А при обнаружении несоответствия сотрудники могут вносить исправления онлайн и отправлять их своим менеджерам на утверждение.
При внедрении новых инструментов ESS важно информировать сотрудников о том, как эти инструменты могут им помочь. Это можно сделать с помощью обучения в классе или индивидуальных занятий, но также можно предложить видеоуроки и руководства пользователя для повышения доступности.
Портал ESS должен быть доступен сотрудникам круглосуточно, и ваша организация может разместить его внутри компании или через внешний веб-сайт, совместимый с большинством устройств. Чтобы убедиться, что ваш портал актуален для ваших сотрудников, подумайте о том, чтобы отслеживать, какие темы они ищут чаще всего. Затем вы можете добавить больше контента по этим темам, чтобы предоставить им то, что им нужно. Также важно предоставить четкие и сжатые описания каждого инструмента на портале ESS.