Что такое административные расходы?
Административные расходы — это расходы, которые несет организация, которые напрямую не связаны с конкретной основной функцией, такой как производство, производство или продажи. Эти накладные расходы относятся к организации в целом, в отличие от отдельных отделов или бизнес-единиц.
ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ
- Административные расходы — это расходы, понесенные для поддержки функционирования бизнеса, но которые напрямую не связаны с производством определенного продукта или услуги.
- Некоторый уровень административных расходов всегда будет понесен как необходимая часть операций.
- Административные расходы часто являются одними из первых, на которые приходится сокращение бюджета, поскольку они напрямую не влияют на основные бизнес-функции компании.
- Руководство может распределять административные расходы между своими бизнес-подразделениями на основе процента от выручки, расходов или других показателей.
Понимание административных расходов
Административные расходы могут включать заработную плату высшего руководства и расходы, связанные с общими услугами или расходными материалами; например, юридические, бухгалтерские, канцелярские работы и информационные технологии. Эти расходы, как правило, не связаны напрямую с производством товаров или услуг для бизнеса и обычно исключаются из валовой прибыли.
Компании несут административные расходы для выполнения основных операций (например, для начисления заработной платы или медицинских пособий), повышения контроля и эффективности и / или соблюдения законов и нормативных актов. В отчете о прибылях и убытках административные расходы указаны ниже себестоимости проданных товаров (COGS) и могут быть показаны в совокупности с другими расходами, такими как общие или коммерческие расходы.
Некоторые административные расходы являются фиксированными по своей природе, поскольку они понесены как часть основы бизнес-операций. Эти расходы будут существовать независимо от уровня производства или продаж, которые происходят. Прочие административные расходы являются полупостоянными. Например, предприятие всегда будет использовать некоторый минимальный уровень электроэнергии для поддержания освещения. После этого он может принять меры по сокращению своего счета за электроэнергию.
Поскольку бизнес может сократить административные расходы без прямого воздействия на продукт, который он продает или производит, эти расходы обычно являются первыми в очереди на сокращение бюджета. Руководство сильно мотивировано поддерживать низкие административные расходы по сравнению с другими расходами, поскольку это позволяет бизнесу более эффективно использовать заемные средства. Соотношение продаж к административным расходам помогает компаниям измерить, какая часть выручки от продаж направляется на покрытие административных расходов.
Компании могут вычитать из своих налоговых деклараций административные расходы, которые являются разумными, обычными и необходимыми для ведения бизнеса. Эти расходы должны быть понесены в ходе обычной деятельности и вычитаться в том году, в котором они понесены.1
Другие виды административных расходов
Заработная плата и пособия определенным сотрудникам, таким как бухгалтерский и ИТ-персонал, считаются административными расходами. Все вознаграждения и льготы для руководителей считаются административными расходами. Аренда зданий, страхование, подписки, коммунальные услуги и канцелярские принадлежности могут классифицироваться как общие расходы или административные расходы.
В зависимости от амортизируемого актива амортизационные расходы могут классифицироваться как общие, административные или коммерческие (маркетинговые) расходы. Организации могут также включить оплату консультаций и юридических услуг в качестве административных расходов. Однако расходы на исследования и разработки (НИОКР) не считаются административными расходами.
Чтобы получить полную картину затрат, связанных с управлением определенными бизнес-подразделениями, компания может распределить административные расходы между каждым из своих подразделений на основе процента от выручки, расходов, площади или других показателей. Внутри компании это позволяет руководству принимать решения о расширении или сокращении отдельных бизнес-единиц.
Пример административных расходов
Например, если компания XYZ ежемесячно тратит на электроэнергию 4000 долларов и регистрирует это как административные расходы, она может распределить затраты в соответствии с площадью, занимаемой каждым отдельным отделом. Предположим, что:
- Площадь производственного помещения составляет 2000 квадратных футов
- Производственные мощности составляют 1500 квадратных футов
- Площадь бухгалтерии составляет 750 квадратных футов
- Офис продаж составляет 750 квадратных футов
Компания занимает 5000 квадратных футов. Счет за электроэнергию может быть распределен следующим образом:
- Производство: 1600 долларов США или (2000/5000) х 4000 долларов США
- Производство: 1200 долларов США или (1500 / 5000) х 4000 долларов США
- Бухгалтерский учет: 600 долларов США или (750/5000) х 4000 долларов США
- Объем продаж: 600 долларов США или (750/5000) х 4000 долларов США