6 августа 1991 года мир изменился навсегда, когда Интернет стал общедоступным. Менее 30 лет спустя наша жизнь безвозвратно изменилась. Теперь мы можем учиться, исследовать и общаться 24/7, что одновременно удивительно и, как мы все знаем, опасно для нашей производительности [1]. Вот почему вопрос: “Что такое планирование блоков?” это стало важным.
Чтобы было ясно, Интернет — это не единственное отвлечение жизни, и хотя производительность в последние годы стала модным словом, это просто показатель прогресса: делаете ли вы то, что важнее всего? Активно продвигаетесь к своим целям?
Автор Нил Пасрича пишет в Harvard Business Review[2]:
“По мере того, как наш мир становится все более загруженным, а наши телефоны становятся все громче, самым дефицитным ресурсом для всех нас становится внимание и творческий результат. И если вы не тратите время на то, чтобы предложить миру что-то новое и красивое, то ваша ценность быстро снижается ”.
Большинство предпринимателей глубоко разделяют это чувство. Пасрича решил свои собственные проблемы с производительностью, установив “дни неприкосновенности”, которые защищают его от сообщений, телефонных звонков, встреч, оповещений или встреч любого рода. Он говорит, что эти целенаправленные занятия позволили ему создать свою самую творческую и полезную работу.
Мне нравится подход Pasricha, но он не всегда реалистичен для меня. Как основателю и генеральному директору JotForm, мне нужно взвешивать множество ежедневных решений, от найма до дорожных карт продуктов и финансового планирования. Я подозреваю, что другие основатели чувствуют то же самое. Тем не менее, я верю в силу целенаправленной работы, поэтому я также рекомендую планирование блоков.
Что такое планирование блоков?
Предприниматели часто выставляют напоказ свою многозадачность как знак отличия. В конце концов, начало бизнеса — это перетягивание каната между конкурирующими приоритетами.
Однако, хотя многозадачность может показаться эффективной, исследования показывают, что переключение между задачами может снизить производительность до 40%. Переключение задач оставляет то, что доктор Софи Лерой называет “остатком внимания”[3], что означает, что мы все еще думаем о предыдущем действии, когда начинаем следующее [4].
Вот где может проявить себя планирование блоков. Что такое планирование блоков?
Обычно мы знакомимся с концепцией планирования блоков в старших классах школы. Вероятно, вы получили расписание с определенным количеством занятий в день, все они распределены по времени занятий на каждый учебный год. Это базовое планирование блоков.
Также называемое блокировкой времени, планирование блоков — это практика выделения больших кусков времени на связанные задачи. Например, вы можете назначить понедельник для совещаний, а вторник — для стратегии. Учителя часто используют блочное планирование при составлении планов уроков. Существует много разных подходов, к которым мы вскоре перейдем.
Во-первых, вот почему это важно. Бизнес — это, по сути, решение проблем. Создание стратегий, написание кода, разработка продуктов и все множество видов деятельности, которыми занимаются предприниматели, требуют сосредоточенности и минимальных отвлекающих факторов. Это также неотъемлемые человеческие задачи, которые нелегко заменить ИИ, а это значит, что ваш бизнес зависит от вашей способности углубляться.
Кэл Ньюпорт, автор книги «Глубокая работа: правила успеха в отвлеченном мире«, сказал в интервью 2017 года:
“Фокус теперь является источником жизненной силы этой экономики”.
Предприниматели используют свой разум для запуска идей и создания ценности, поэтому способность концентрироваться “почти как сверхдержава”.
Блочное планирование также может помочь вам выполнять более качественную работу за меньшее время. Закон Паркинсона гласит, что “работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения”[6], поэтому установление временных ограничений может привести к раздуванию задачи.
Как использовать блокировку времени для повышения производительности
У всех нас разные ритмы и обязанности. Персонализация — ключ к успешной блокировке времени, и для этого потребуется несколько проб и ошибок. Вот как начать.
1. Оцените свой календарь
Оценить текущее расписание может быть на удивление сложно, потому что немногие из нас могут точно оценить, сколько времени требуется для выполнения задачи. Если это кажется проще, отслеживайте, как вы на самом деле тратите свое время в течение целой недели. Отмечайте каждое действие — даже 10 минут электронной почты и 15 минут прокрутки в социальных сетях между встречами.
Как только вы узнаете, как вы тратили свое время, вам будет легче понять, что сохранить, а что выбросить, когда вы начнете составлять свой новый график.
2. Ищите шаблоны
После того, как вы задокументировали целую неделю, сгруппируйте задачи по категориям. Например, вы можете включить следующие категории:
- Административный
- Встречи
- Творческая работа
- Электронная почта
- Личное время.
Вы также можете помечать задачи в зависимости от того, что вы чувствуете во время их выполнения, или как они влияют на уровень вашей энергии по шкале от 1 до 10. Делайте то, что имеет смысл для вас.
3. Организуйте свои временные блоки
Поэкспериментируйте с различными шаблонами планирования блоков. Например, одно утро может выглядеть так:
- С 8 до 9 утра: отвечайте на электронные письма
- С 9 до 10 утра: напишите маркетинговое предложение
- 10-11 утра: мозговой штурм и планирование проекта клиента А.
- с 11 утра до 12 вечера: встреча с клиентом А для обсуждения идей
Однако вы можете обнаружить, что сразу после пробуждения вы становитесь более креативными. В этом случае вы бы хотели перенести “мозговой штурм и планирование” на более ранний слот. Если отвечать на электронные письма лучше всего, когда вы чувствуете себя немного вялым после обеда, поставьте это там.
Считывайте свои эмоции и способности в течение дня, чтобы использовать то, что будет работать лучше для вас.
В конечном счете, цель состоит в том, чтобы избегать переключения умственных передач в течение дня, недели и, возможно, даже месяца. Я понимаю, что это нелегко, особенно для предпринимателей, но это может быть невероятно ценным.
Потратить целый день на проекты, которые вам не нравятся, такие как административная работа или совещания, может показаться сложным, но если вы сведете их к одному дню, это сделает оставшуюся часть недели бесконечно более продуктивной и приятной. Вы можете решать все предпринимательские задачи, от которых у вас течет кровь.
4. Создайте темы дня
Если вы из тех, кому приходится сосредотачиваться на многих вещах в течение одного дня или недели, возможно, вам будет выгоднее создавать темы на каждый день, а не разбивать свой день на отдельные задачи. Например, вы можете установить понедельник в качестве дня мозгового штурма / планирования, вторник — в качестве административного дня и т. Д.
Если вы выберете этот маршрут, я предлагаю всегда планировать хотя бы один семейный день. Это позволит вам находить время для важных людей в вашей жизни и даст вашему мозгу время для отдыха.
Преимущества планирования блоков
Как только вы ответите на вопрос “Что такое планирование блоков?” и узнаете, как правильно его использовать, вы обнаружите, что получаете много преимуществ. Вот лишь некоторые из них.
Сражайтесь с прокрастинацией
Если вы установили свое расписание и знаете, что у вас есть всего час на выполнение определенной задачи, избежать проволочек будет значительно проще.
Подробнее о том, как перестать откладывать, читайте в этой статье.
Создавайте реалистичные оценки времени
После того, как вы некоторое время поработаете с блокировкой времени, вы узнаете, какие действия занимают больше / меньше всего времени. Возможно, вам придется скорректировать свой график в течение первого месяца или около того, чтобы сделать его правильным, но будьте терпеливы. Вы продолжите учиться реалистично оценивать, сколько времени займет конкретная задача.
Развивайте больше внимания и сосредоточенности
Когда в вашем расписании не остается места для просмотра социальных сетей или общения с коллегами, вы обнаружите, что ваш мозг больше уделяет внимания текущей задаче. Вы будете реагировать на ограничения, которые вы установили для себя, и сосредоточитесь на достижении цели.
Заключительные мысли
Большинство основателей жаждут свободы. Тем не менее, школьные расписания, рабочие места и социальные нормы вынуждают нас работать с традиционным графиком и реактивным мышлением. Не успели мы оглянуться, как мы воссоздали рабочий график, который восходит к 19 веку, даже в наших собственных компаниях. Планирование блоков — это не только инструмент для повышения производительности; это способ вернуть ваше время[7].
За 14 лет работы в JotForm я понял, что рост бизнеса означает делать больше того, что оказывает наибольшее влияние. Я не всегда добиваюсь успеха, но я стараюсь уделять свое время и энергию там, где это важно, и я знаю, что занятость не является синонимом производительности.
Если вы чувствуете то же самое, попробуйте заблокировать время. Поделитесь своими экспериментами в планировании с коллегами и членами семьи, чтобы они поняли изменения и могли поддержать вас.
Наконец, не беспокойтесь о том, чтобы сделать это правильно немедленно. Возможно, вам придется залезть под капот своего календаря и немного повозиться. Найдите то, что подходит именно вам, а затем защитите свой новый график любой ценой.