Что такое распорядок дня и почему он так важен
Люди — существа привычки. Мы жаждем повседневной рутины и лучше всего функционируем, когда у нас есть четкие границы нашего времени.
Ежедневное расписание позволяет вам контролировать свой день. Это дает вам структуру и дисциплину, которые вам нужны, чтобы максимально использовать часы данного дня. Когда у вас есть план, которого нужно придерживаться, вы выполняете больше ежедневной работы и в конечном итоге приближаетесь к своим целям.
Как выразился отец продуктивности Пол Дж.:
“Производительность никогда не бывает случайностью. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и целенаправленных усилий ”.
Более того, ежедневное расписание предсказуемо, поэтому оно снижает усталость от принятия решений. Вы не тратите время на размышления о том, какую задачу выполнить дальше. Это означает, что вы можете поддерживать уровень своей умственной энергии для действительно важных задач.
Так что настраивайте свой день на успех, планируя свой день и организуя свое ежедневное время.
7 Практических советов по составлению ежедневного расписания
Вот 7 практик, которые помогут вам начать составление ежедневного расписания.
1. Расставьте приоритеты в своих ценностях
“Успех” так же уникален, как и человек, стремящийся к нему. Но у всех успешных людей есть одна важная общая черта: они стратегически выстраивают свою жизнь так, чтобы соответствовать тому, что их волнует больше всего.[2]
Практически это означает, что прежде чем вы сможете составить ежедневное расписание, которое поможет вам достичь ваших целей и жить той жизнью, которой вы хотите жить, вы должны определить, что вы цените. Понимание этих вещей поможет вам точно определить приоритеты, которые имеют смысл для баланса между работой и личной жизнью, и, в конечном счете, соответствующим образом организовать свой день.
В качестве первого шага выделите немного времени, чтобы подумать о том, что для вас важно. Составьте список по порядку. Затем найдите способы включить эти вещи в свои ежедневные и еженедельные процедуры во временных блоках, которые учитывают важность каждой ценности.
Например, если ваша самая большая цель — здоровье и фитнес, тогда вы должны уделять приоритетное внимание тренировкам и здоровому питанию перед другими, менее важными увлечениями. Если ваш главный приоритет — семья или друзья, тогда вам нужно обязательно выделять время каждый день, чтобы общаться с людьми, которых вы любите, прежде чем приступать к повседневной работе.
Определение ваших личных приоритетов не позволит тому, что вы цените, ускользнуть из вашего списка дел и оказаться на задворках. Это также позволяет вам делегировать и передавать на аутсорсинг задачи, которые не соответствуют вашим ценностям.[3]
2. Включите утреннюю рутину
Нередко гуру продуктивности хвастаются своими звонками для пробуждения в 4 утра и продуманными процедурами перед заходом солнца. Но нет идеального времени для подъема и работы — ваш утренний будильник будет зависеть от вашего собственного, индивидуального ритма. Однако, независимо от того, когда вы начинаете свой день, нужно кое-что сказать о включении утреннего ритуала в свой распорядок дня.
Почему утро так важно? Первое, что вы делаете после пробуждения, в конечном счете задает тон на весь оставшийся день. Если вы вскакиваете с постели в полудреме и сразу же принимаетесь за свою электронную почту, вам, скорее всего, будет трудно сосредоточиться и вовлечься, и вскоре вы выдохнетесь.
Но если вы регулярно заправляете постель, медитируете и каждое утро съедаете полезный завтрак, ваш мозг научится быстро переключаться с “режима отдыха” на “режим продуктивности” — и вы, вероятно, будете в лучшем настроении.
От вас зависит, что вы будете делать по утрам. Цель состоит в том, чтобы начать свой день, делая то же самое. В идеале это то, что соответствует вашим личным ценностям и подготавливает вас к предстоящим задачам.
3. Определите “самую важную задачу”
Ваш день неизбежно будет включать в себя важные задачи, которые не продвигают вас к достижению ваших целей — отвечать на телефонные звонки, ходить на встречи, отвечать на электронные письма. Чтобы убедиться, что эти вещи не сбивают вас с толку, всегда определяйте, что вам абсолютно необходимо выполнять каждый день, и включайте это в свой ежедневный график.
Каждую неделю, когда вы планируете свое расписание, учитывайте свои цели. Что нужно сделать, чтобы не сбиться с пути? Затем выберите MIT (наиболее важную задачу) на каждый день.[4] Когда вы знаете, что вам нужно сделать, чтобы не сбиться с пути, вы будете тратить меньше времени на второстепенную работу.
Это помогает мне планировать свои самые важные задачи в то время, когда я наиболее сосредоточен и продуктивен, и сосредоточиться на задачах, которые не требуют столько мозговых усилий, когда мой уровень энергии снижается.
Существует множество исследований, показывающих, что наша способность функционировать когнитивно меняется в зависимости от времени суток.[5] Для большинства людей, включая меня, пик продуктивности приходится на период с 9 до 11 утра, поэтому я всегда оставляю это время для MITs, а не для менее напряженной работы, такой как ответы на электронные письма.
Если позже в течение дня ваш уровень производительности повысится, вы можете использовать противоположный подход. В любом случае, приложите усилия, чтобы понять свое пиковое рабочее время и соответствующим образом спланировать свои MITs.[6]
4. Выделите время на то, что обычно вас отвлекает
Если вы чем-то похожи на меня, вы попадаете в свой почтовый ящик или в Твиттер несколько раз в течение дня (и в конечном итоге остаетесь там слишком долго). Нет ничего плохого в том, чтобы делать перерывы для просмотра социальных сетей, и нам всем нужно отвечать на электронные письма, чтобы выполнять нашу работу. Но эти вещи также могут значительно отвлекать от самых важных задач.
Вместо того, чтобы позволять себе бездумно прокручивать, проявите упреждающий подход, выделяя время на то, чтобы заниматься потенциальными отвлекающими факторами. Например, ваше ежедневное расписание может включать временные рамки, в течение которых вы можете “обрабатывать” свою электронную почту или учетные записи в социальных сетях два или три раза в день. Важно относиться к этим пунктам как к любой другой задаче — просто еще одной строке в вашем ежедневном расписании, — а не позволять им проникать в ваш день.
5. Включайте перерывы
Каждый день я планирую часовой перерыв на обед и несколько 10-15-минутных перерывов на медитацию или прогулку. Может показаться бесполезным планировать время в свой день, когда вы не работаете, но помните, что ни у кого нет бесконечной способности работать на всех парах, постоянно. И если вы попытаетесь, вы не будете так продуктивны, как вам хотелось бы.
Есть научные доказательства того, что случайные паузы действительно могут повысить производительность.[7] Во-первых, время от времени делая паузы, вы можете повысить свою способность мыслить творчески и стратегически. Иногда мозгу нужна смена обстановки (и перерыв от постоянных размышлений), чтобы придумать свежие идеи.
Планирование перерывов в течение дня также дает повод для ожидания — конец не за горами. Когда вы знаете, что у вас будет возможность отдохнуть в конце рабочего блока, у вас будет гораздо больше шансов собрать больше энергии и сосредоточиться на текущих задачах.
6. Избегайте многозадачности любой ценой
Вот в чем дело: многозадачность не работает. Исследования показывают, что ваша производительность страдает, когда вы переключаетесь между двумя задачами.[8] Вы не только тратите больше времени, но и в конечном итоге совершаете больше ошибок.
Что это значит для планирования вашего ежедневного расписания? Планируйте выполнять только одну задачу за раз – и не пытайтесь втиснуть что-то еще.
Одна из причин, по которой нам трудно переключаться между задачами, заключается в том, что наш мозг не может так быстро адаптироваться к задачам нового типа. Это называется ‘стоимостью переключения»: мы путаемся, когда переходим к другому навыку, и теряем время в процессе.
Избегайте этого, планируя аналогичные задачи последовательно. Например, планируя свой день, объедините все свои встречи в один блок дня или посвятите час или два ответам на электронные письма. Такая пакетная работа означает, что вы работаете более эффективно, тратя в целом меньше времени.
Ежедневная экономия времени является значительной. Одно исследование показало, что вы получаете обратно около 40% производительности, которая в течение дня действительно может возрасти.[9]
7. Используйте шаблон ежедневного расписания
Наконец, упростите свою жизнь с помощью шаблона ежедневного расписания. Попробуйте эти бесплатные загружаемые шаблоны, которые помогут вам спланировать свой день и помогут с управлением временем:
- Шаблон списка дел на каждый день — это простой шаблон списка дел для повседневного использования. Используйте этот ежедневник, чтобы планировать свои ежедневные задачи, устанавливать приоритеты и назначать временные периоды для их выполнения.
- Шаблон еженедельных целей – попробуйте этот шаблон для постановки эффективных целей для вашего еженедельного расписания. Прежде чем наступит понедельник, сядьте и определите, чего вы хотите достичь к концу недели.
- Шаблон проекта – Большие проекты ошеломляют. Ключ к завершению проекта — разбить его на управляемые части, как вам поможет этот шаблон. Используйте его, чтобы отслеживать свой проект до его завершения.
- Список отвлекающих факторов – Этот простой шаблон поможет вам избавиться от отвлекающих факторов. Если во время работы вам что-то придет в голову, запишите это на этом листе. Сделав это, вы выбросите все это из головы, чтобы сосредоточиться на предстоящей работе.
Как придерживаться своего расписания
Однако составление ежедневного расписания — это только полдела. Вы тоже должны придерживаться этого, что становится все более трудным в эпоху отвлечения внимания. Вот несколько советов, как это сделать:
1. Защитите рабочую среду от отвлекающих факторов
По мере того, как удаленная работа становится нормой, граница между домашней и рабочей жизнью разрушается. Один из способов предотвратить это — выделить отдельное рабочее место. Освободите это пространство и избегайте делать что-либо, кроме работы, чтобы ваш мозг не отвлекался.
2. Будьте реалистичны в отношении того, что вы можете сделать за день
Если вы слишком амбициозны и втискиваете в себя слишком много задач, ваше расписание обречено на провал с самого начала.
3. Добавьте ‘Запас времени’ между заданиями
Вместо того, чтобы планировать последовательные задачи, добавьте буфер в 15 или 20 минут. Таким образом, если что-то займет больше времени, чем вы ожидали, вы не нарушите весь свой график.
Лучшие приложения для планирования для вас
Используйте технологии, чтобы помочь вам. Благодаря множеству приложений для календаря и планирования времени, доступных для оптимизации вашего рабочего времени, планирование никогда не было проще.
1. Календарь Google
Календарь Google
это отличный организационный инструмент – и он удобен в использовании. Не стоит недооценивать это бесплатное приложение: оно обладает удивительно широким набором функций. Добавляйте новые события, устанавливайте напоминания, отслеживайте время и связывайтесь с коллегами. Кроме того, он легко интегрируется с другими сервисами Google.
2. Календарь
Если вы ищете что-то с большим количеством функций, календарь — еще один отличный выбор. Как и Google Calendar, приложение позволяет создавать и редактировать собрания по почасовому расписанию, а также просматривать, что у вас на тарелке. Но он также предлагает полезный аналитический инструмент: календарную аналитику. Это показывает вам, как вы тратили время, чтобы вы могли оценить и оптимизировать свое управление временем, чтобы быть более эффективным.
Заключительные мысли
Как пишет автор Мейсон Карри в своей книге «Ежедневные ритуалы: Как работают художники, рутина “способствует изношенной канавке для умственной энергии и помогает предотвратить тиранию настроений”.[10]
Даже самые успешные люди могут стать жертвой того, что сбиваются с пути. Заблаговременное составление вашего идеального ежедневного расписания — важная практика для предотвращения отвлечения внимания и определения приоритетов в том, что для вас наиболее важно. Думайте о своем расписании как об инвестициях в свое будущее. Может потребоваться некоторое время, чтобы “накопить” на ту жизнь, которую вы хотите, но мало-помалу вы увидите, как ваши цели воплощаются в жизнь.