Подход к организации офисных помещений значительно изменился за последние годы. Глобальная пандемия заставила компании пересмотреть свой подход к удаленным, а также гибридным графикам. Кроме того, дизайн и оборудование офисов также должны быть пересмотрены, поскольку в настоящее время больше внимания уделяется эффективным технологиям, а также мерам безопасности для сотрудников.
В зависимости от режима, в котором работают ваши сотрудники, вы можете внести существенные изменения в оптимизацию офисных помещений. Это отличный способ повысить производительность труда сотрудников, а также снизить затраты на аренду.
Многие компании возвращаются к работе в офисах, но офисы перестали напоминать классические кубики, поскольку изменился формат работы. Кроме того, в последние годы особое внимание уделяется улучшению внутренней коммуникации.
Планируете ли вы вернуться в офис или ищете новый офис, вы можете найти огромное количество различных вариантов по всему миру. Вы можете легко найти офисные помещения в Остине для аренды, в Нью-Йорке, а также в других городах по всему миру.
Однако, прежде чем приступить к переезду, вы можете воспользоваться преимуществами передового программного обеспечения для управления офисными помещениями. Мы расскажем вам, почему этот тип офисного программного обеспечения может стать для вас незаменимым помощником.
Преимущества для вашей компании
Информация об использовании пространства в режиме реального времени
Многие компании пытаются прибегнуть к созданию в своих офисах как официальных, так и неофициальных зон, где сотрудники могут перевести дух. Большинство компаний стараются выделить больше места, чтобы вместить все необходимое.
Однако такой подход может привести к тому, что останется некоторое неиспользуемое пространство. Это повлечет за собой дополнительные расходы. И наоборот, вы можете обнаружить, что места недостаточно. Используя программное обеспечение, вы можете получать информацию об использовании пространства в режиме реального времени. Это значительно сократит время на догадки.
Сбор информации для отчетов
Организация офисного пространства обычно осуществляется специалистом или командой специалистов. В процессе принятия решений по любым вопросам, связанным с оптимизацией пространства, всегда принимает участие начальник или менеджер.
Таким образом, командам необходимо оперативно предоставлять различные данные в виде отчетов и даже презентаций. Программное обеспечение помогает сократить время, необходимое для создания таких документов. Вы можете собрать все данные для проверки и обсуждения как можно скорее.
Планирование расширения штата
Когда бизнес процветает, компании нанимают больше профессионалов. Однако довольно сложно предсказать, сколько офисных площадей потребуется в будущем без специального инструмента.
Используя программное обеспечение, вы можете легко собирать данные о том, сколько места требуется каждому сотруднику. Это особенно удобно, если компания работает в гибридном режиме.
Зная эту информацию, вы сможете спланировать размещение столов, а также понять, сколько ваш офис может вместить сотрудников, если вам потребуется расширить штат.
Подробная карта объектов
Если у вас большой офис, то есть много мест, скрытых от посторонних глаз. Чтобы офис выглядел привлекательно, электрические коммуникации и другие инженерные блоки, а также другие вещи, должны быть скрыты.
В таком случае у компании должна быть подробная карта, чтобы знать, где что находится. Часто в случае отказа оборудования компании нанимают специалистов, которые могут устранить неисправности, и офис-менеджер должен четко понимать, где что находится. С помощью программного обеспечения вы можете создать подробную карту, и она будет доступна в любое время дня и ночи.
Сокращение времени перемещения
Независимо от причин, по которым ваша компания планирует переехать из одного офиса в другой, вам необходимо спланировать, как будет выглядеть новый офис.
Если вы делаете все вручную, то это может занять недели и даже месяцы. Однако, используя специализированные инструменты, вы можете спланировать все до мельчайших деталей. Таким образом, весь процесс не займет у вас много усилий, а также времени.
Быстрая перепланировка офиса
Чтобы работать было комфортно, помещение должно быть должным образом оборудовано. Однако со временем потребности ваших сотрудников могут измениться. Вы можете заметить, что одной конференц-комнаты недостаточно и что в идеале вам нужна еще одна комната, чтобы сотрудники могли проводить собрания.
Собирая данные об использовании пространства в режиме реального времени, вы можете легко определить наиболее активные и наименее используемые пространства. После этого вы можете начать перепланировку, чтобы офисное пространство способствовало повышению производительности.
Комфорт сотрудников
То, как выглядит ваш офис и насколько он функционален, оказывает огромное влияние на опыт ваших сотрудников. Навигация в вашем офисе не должна быть сложной. Кроме того, функциональность офиса должна способствовать улучшению рабочих процессов.
Лучший вариант для понимания того, нужны ли изменения в офисе, — это получить обратную связь от сотрудников. Вы можете проводить как анонимное голосование, так и открытые собрания, чтобы выяснить, нужно ли что-то изменить или улучшить.
После сбора отзывов с помощью программного обеспечения вы можете организовать работу, чтобы увидеть, как работают новые идеи и повлияют ли они на улучшение офисных помещений.
Заключение
В современном мире компании используют различные приложения, инструменты и программное обеспечение для бизнес-процессов. Для организации и улучшения офисных помещений вы также можете использовать специализированное программное обеспечение, которое может значительно сократить усилия, а также затраты.