Мы все заняты, но иногда у нас бывают периоды, когда работа накапливается, и кажется, что она может никогда не закончиться. Возможно, у вас такая большая нагрузка, что даже начать пугает.
Возможно, вы сказали «да» некоторым или слишком многим проектам, и теперь боитесь, что не сможете выполнить их. Вот когда вам нужно сделать шаг назад, сделать глубокий вдох и начать смотреть на то, что работает, а что нет.
Вот 13 стратегий, которые вы можете использовать, чтобы избавиться от чрезмерной нагрузки.
1. Признайте, что вы не можете делать все
Многие из нас склонны думать, что мы можем сделать больше, чем на самом деле. Мы берем на себя все больше и больше проектов и ответственности, пока не создаем слишком много стресса на работе, что негативно сказывается на наших способностях.
Чтобы добиться реального, эффективного прогресса, у вас должно хватить смелости и находчивости сказать: “Это не работает”. Признайте, что вы не можете сделать все это, и ищите лучшие решения.
В любой момент вашей жизни, вероятно, есть много вещей, которые идут не по плану. Вы должны быть готовы быть честными с собой и окружающими в отношении того, что у вас не работает, как в личном, так и в профессиональном плане.
Чем больше вы тренируете свою способность говорить правду о том, что работает, а что нет, тем быстрее вы добьетесь прогресса.
2. Сосредоточьтесь на своих уникальных сильных сторонах
Являетесь ли вы предпринимателем, лидером или работаете в команде, у каждого человека есть уникальные сильные стороны, которые он может использовать.
Проблема в том, что многие люди в конечном итоге делают то, в чем они просто не очень хороши.
В погоне за достижением ваших целей или реализацией проекта люди в конечном итоге все делают сами или берутся за то, что не соответствует их уникальным достоинствам. Это может привести к разочарованию, перегрузке и большой нагрузке, с которой вы не сможете справиться.
Часто речь идет не о том, как выполнить этот проект более эффективно, а о том, кто может помочь в реализации этого проекта. Подумайте о том, как вы можете принести наибольшую пользу своей работе и проектам, за которые беретесь.
3. Используйте сильные стороны членов вашей команды
Один из самых простых способов эффективно управлять своей рабочей нагрузкой — это высвободить свое время, чтобы максимально использовать энергию, сосредоточенность и сильные стороны в каждом проекте.
Делегирование полномочий или лучшая командная работа — вот решение.
У каждого есть уникальные сильные стороны. Важно думать о командной работе, а не работать изолированно, чтобы обеспечить эффективное завершение проектов. Каждый раз, когда вы отказываетесь от задачи или проекта, которые не соответствуют вашим уникальным сильным сторонам, вы открываете возможность заняться чем-то, в чем вы более талантливы. Это придаст сил как вам самим, так и тем, кто вас окружает.
Вместо того, чтобы брать на себя всю ответственность самостоятельно, посмотрите, с кем вы можете работать, чтобы добиться наилучших результатов.
4. Найдите время для планирования
“Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и первые четыре я потрачу на заточку топора”. — Авраам Линкольн
Один час эффективного планирования может сэкономить часы времени. Вместо того, чтобы просто спешить и начинать работу над проектами, найдите время, чтобы все спланировать.
Вы можете потратить время на то, чтобы подумать о цели проекта, сроках, желаемых результатах, ключевых показателях эффективности и возможных проблемах.
Абсолютная ясность в отношении проекта, результатов проекта и желаемого результата может сэкономить много времени. Это также дает вам четкое представление о приоритетах и сроках, чтобы вы могли выделить необходимое количество времени, чтобы сосредоточиться и сконцентрироваться на своей большой нагрузке.
Заведите себе планировщик, подобный Full Life Planner, который поможет вам планировать заранее и лучше организовывать свою повседневную жизнь. Ознакомьтесь с планировщиком здесь и начните эффективно планировать свои проекты и задачи.
5. Сосредоточьтесь на приоритетах
Не все является приоритетом, хотя часто может показаться, что это происходит в тот момент, когда все отнимает так много времени.
Одним из инструментов, который вы можете использовать, чтобы максимизировать свою производительность и сосредоточиться на своих главных приоритетах, является матрица Эйзенхауэра. Этот стратегический инструмент для принятия мер в отношении наиболее важных вещей прост. Вы разделяете свои действия на основе четырех возможностей:
- Срочные и важные (задачи, которые вы будете выполнять немедленно).
- Важные, но не срочные (задачи, которые вы запланируете выполнить позже).
- Срочные, но не важные (задачи, которые вы будете делегировать кому-то другому).
- Ни срочные, ни важные (задачи, которые вы устраните).
У Джеймса Клира есть отличное описание того, как использовать матрицу Эйзенхауэра: как быть более продуктивным, используя коробку Эйзенхауэра
Хотите узнать больше о том, как расставлять приоритеты в своих задачах и применять это сразу? Эта бесплатная рабочая тетрадь поможет вам выделить больше времени из напряженного графика. С помощью этой книги вы сможете оценить важность и срочность всех ваших задач и составить для себя организованный график. Возьмите бесплатную рабочую тетрадь здесь.
6. Возьмите тайм-аут
Чтобы справиться с большой нагрузкой, важно уделять время отдыху и восстановлению сил, поскольку большая нагрузка может привести к чувству стресса и подавленности.
Если уровень вашей энергии высок, а разум и тело бодры и бодры, вы находитесь в более пиковом состоянии, чтобы справиться с большой нагрузкой. Выделите время из своего рабочего дня, чтобы прогуляться или заняться спортом. Уходите пораньше, когда это возможно, и проводите время с людьми, которые дают вам много энергии.
На заднем плане важно хорошо высыпаться ночью и правильно питаться, чтобы обострить ум.
Взгляните на эту статью, чтобы узнать о важности планирования простоев.
7. Поддерживайте здоровый баланс между работой и личной жизнью
Поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью может быть непросто. Баланс, которого мы все жаждем, сильно отличается друг от друга, особенно когда мы имеем дело с большой нагрузкой.
Баланс между работой и личной жизнью заключается в том, чтобы обрести внутренний покой и полностью присутствовать, где бы вы ни находились, будь то в офисе или дома. Речь идет о выборе того, что важнее всего, и создании собственной сбалансированной жизни.
Если вы чувствуете, что вам не хватает баланса, возможно, пришло время что-то изменить.
8. Прекратите многозадачность
Многозадачность — это миф, потому что ваш мозг просто не может эффективно работать, выполняя более одной задачи одновременно — по крайней мере, более одной, требующей сосредоточенного внимания.
Составьте свой список приоритетов, сначала сделайте самое важное, а затем переходите к следующему пункту и прорабатывайте свой список.
Если вы выделите ограниченное время и создадите четкие границы для конкретных действий и обязательств, вы не будете чувствовать себя настолько перегруженным или перегруженным всем, что вам нужно сделать.
9. Работайте блоками времени
Чтобы сохранить энергию для достижения наилучших результатов, важно регулярно делать перерывы.
Я сам использую метод 60-60-30 и обучаю ему своих клиентов-коучей. Работайте над проектом в течение длительного периода в 50 минут, а затем сделайте 10-минутный перерыв. Это может быть прогулка, полезный перекус или просто разговор с кем-нибудь.
Затем я продолжаю работать над проектом еще 50 минут, после чего следует еще 10-минутный перерыв.
Наконец, я беру полный 30-минутный перерыв, чтобы отключиться от работы. Это может быть время для полноценного обеда, быстрой тренировки, чтения или прогулки.
Просто взяв тайм-аут, вы поддерживаете уровень энергии, улучшаете качество своей работы и снижаете риск перегорания.
10. Избавьтесь от отвлекающих факторов
Подсчитайте, сколько раз вы отвлекаетесь в течение среднего рабочего дня, когда у вас большая нагрузка. Теперь возьмите это число и умножьте его на 25. Согласно Глории Марк в ее исследовании о стоимости прерванной работы, нам требуется в среднем 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться к первоначальной задаче после перерыва.[2]
“Наше исследование показало, что отвлечение внимания может привести к усилению стресса, плохому настроению и снижению производительности”.
Отвлекающие факторы не просто отнимают у вас время во время отвлечения; они могут помешать вашему умственному прогрессу и сосредоточиться почти на 25 минут. Итак, если вы отвлекаетесь 5 раз в день, вы можете терять почти 2 часа продуктивной работы каждый день и почти 10 часов каждую неделю.
11. Уделяйте время более мелким задачам
Иногда вам нужно просто решить эти задачи и принять меры, но всегда есть что-то более неотложное.
Небольшие задачи часто могут помешать вашим самым важным проектам. Они находятся в вашем ежедневном списке дел, но о них часто забывают из-за более важных приоритетов или потому, что они не представляют для вас интереса. Однако они отнимают умственную энергию и загромождают ваш разум.
Выделите определенное время на выполнение всех мелких задач, которые есть в вашем списке дел. Это даст вам душевное спокойствие и пространство, чтобы больше сосредоточиться на ваших более важных приоритетах.
12. Проведите аудит времени
Вы точно знаете, на что уходит ваше время каждый день? Не тратите ли вы слишком много времени на определенные проекты и задачи в ущерб более широким возможностям, когда у вас большая нагрузка?
Потратьте немного времени на анализ того, на что вы тратите свое время, чтобы лучше управлять временем. Это понимание поразит вас и даст вам ясность, чтобы начать регулировать, на что вы тратите свое время и на какие проекты.
Вы можете начать с того, что возьмете лист бумаги и составите три колонки:
Колонка A — приоритетная работа; колонка B — хорошая работа; колонка C — малоценная работа или вещи.
Каждый день записывайте проект или задачу и время, затраченное на каждую. Выделите это время на одну из колонок. В конце недели запишите общее затраченное время в каждую колонку.
Если вы тратите слишком много времени на определенные виды работы, постарайтесь изменить положение вещей, чтобы ваше целенаправленное время было указано в столбцах B и C.
13. Защитите свою уверенность
Важно беречь нашу уверенность, чтобы мы не были перегружены, не испытывали стресса и не теряли веру.
Когда у вас есть уверенность в качестве ежедневного ресурса, вы в лучшем положении для решения проблем, быстрее учитесь, реагируете на все, приспосабливаетесь ко всему и достигаете своих самых больших возможностей.
Уверенность дает вам возможность трансформировать страх в сосредоточенное и спокойное мышление, общение и действия. Это ключ к тому, чтобы привести свой разум в продуктивное состояние, чтобы справиться с большой нагрузкой.
Заключительные слова
С большой нагрузкой бывает трудно справиться, она может вызвать стресс, эмоциональное выгорание и постоянное разочарование.
Ключ в том, чтобы решать проблему напрямую, а не позволять ей усугубляться долгосрочными последствиями. Надеюсь, вы сможете выполнить хотя бы один из этих советов.
Если это становится слишком большим и негативно сказывается на вашем физическом и психическом здоровье, возможно, пришло время поговорить с кем-нибудь. Вместо того, чтобы справляться с этим в одиночку и оставаться несчастным, обиженным и доходить до того, что вы просто не можете справиться, вы должны изменить свое собственное здравомыслие.